Events Management System (EMS)

Description

Events Management System : pilotez vos formations présentielles et digitales depuis un portail unique

L’Event Management System (EMS) est un module RegTech développé par Skillcast pour orchestrer vos sessions de formation corporate, qu’elles soient en présentiel, en webinar ou en atelier hybride. Intégré au Compliance Portal de Skillcast, cette solution centralise les données RH, les inscriptions aux événements et les historiques de présence dans un portail unique, offrant ainsi une vue consolidée de la conformité et des compétences de chaque apprenant. Chez Diskod, votre revendeur de logiciels professionnels au Maroc, nous vous donnons accès à cette plateforme avec une licence officielle Skillcast, un accompagnement en français et un support adapté aux réalités des organisations marocaines et d’Afrique francophone.

Workflows d’approbation personnalisables et automatisés

EMS vous permet de créer des workflows d’approbation spécifiques à chaque événement ou audience. Vous définissez des hiérarchies d’approbation par manager de ligne, par équipe ou par niveau personnalisé, et le système automatise les notifications, les validations et les annulations à chaque étape du processus de réservation. Cette automatisation réduit drastiquement la charge administrative pour les équipes RH et formation, tout en garantissant un contrôle rigoureux des inscriptions. Pour les entreprises marocaines qui gèrent des formations réglementaires ou des certifications sectorielles, cette fonctionnalité garantit la traçabilité et facilite les audits de conformité exigés par les autorités locales ou internationales.

Gestion avancée des participants et limites de session

Le système vous autorise à fixer des limites minimales et maximales de participants pour chaque session, à restreindre l’accès en fonction de la pertinence (métier, département, niveau de poste) et à analyser les pistes d’audit complètes des invitations, acceptations et présences effectives. Vous confirmez la présence des délégués pendant ou après la session, exportez les listes de participants avant la livraison, et enrichissez vos rapports via des imports Excel incluant scores, évaluations et commentaires. La plateforme intègre également une fonctionnalité de liste d’attente : lorsqu’un événement affiche complet, les utilisateurs peuvent s’inscrire sur liste d’attente et reçoivent une notification automatique dès qu’une place se libère, maximisant ainsi le taux de remplissage et l’engagement collaborateur.

Synchronisation calendaire multiplateforme et reporting consolidé

EMS synchronise automatiquement les sessions de formation avec les calendriers Outlook, les ordinateurs portables et les téléphones mobiles de vos collaborateurs. Cette synchronisation bidirectionnelle évite les conflits d’agenda, facilite la réservation en self-service et améliore le taux de participation. Côté reporting, la solution consolide les enregistrements de formation et de compétences pour offrir une vue unique de chaque apprenant, combinant e-learning, formations présentielles et déclarations de conformité. Les administrateurs génèrent des rapports d’événements autonomes ou intégrés aux autres dossiers de formation, et peuvent programmer l’envoi automatique de rapports aux managers ou responsables conformité. Pour les structures au Maroc qui doivent justifier auprès de leurs clients ou partenaires internationaux de l’assiduité de leurs équipes, cet historique centralisé constitue un atout précieux.

Intégration native au Compliance Portal et écosystème Skillcast

L’Event Management System s’intègre nativement au Compliance Portal de Skillcast, qui regroupe également le LMS (Learning Management System), le Policy Hub, Training360 (suivi CPD), les registres de conformité SMCR, les enquêtes et déclarations de conformité, ainsi que l’assistant digital IA Aida. Cette intégration permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de la conformité – e-learning, politiques, attestations, registres et événements – dans un environnement contrôlé unique. La plateforme supporte des intégrations avec Slack, BambooHR, HiBob, Cornerstone, Degreed et Azure AD (LDAP, SAML2) pour l’authentification SSO et la synchronisation automatique des données collaborateurs. Skillcast est accrédité ISO 27001 (ISMS), garantissant la protection des données et la sécurité des informations sensibles. Pour en savoir plus sur les standards de sécurité et les fonctionnalités complètes, consultez le site officiel de l’éditeur : Skillcast.

Notifications intelligentes et gestion des changements de dernière minute

La plateforme inclut des notifications automatiques à chaque étape : invitation, confirmation, rappels, annulation ou report. Si un événement est annulé à proximité de sa date prévue (par exemple la veille), le système informe automatiquement le manager de ligne de l’utilisateur concerné, améliorant ainsi la communication, la planification et la maîtrise des coûts. Les apprenants inscrits sur liste d’attente reçoivent un e-mail dès qu’une place devient disponible, leur permettant de s’inscrire sans délai et d’optimiser le taux de présence. Cette réactivité est particulièrement appréciée dans les environnements où les calendriers de formation sont denses et où chaque place compte, comme dans les secteurs financiers, industriels ou les entreprises de services régulées.

Events Management System : Pour quels métiers ?

EMS s’adresse aux responsables formation, responsables RH, compliance officers et gestionnaires d’événements corporate dans les secteurs régulés : services financiers, assurance, industrie manufacturière, secteur public et toute organisation soumise à des obligations de formation continue et d’audit de conformité. La solution convient aux PME et grandes entreprises déployant des programmes de formation mixtes (digital + présentiel) et cherchant à centraliser la traçabilité, automatiser les approbations et maximiser l’engagement collaborateur. Au Maroc et en Afrique francophone, elle répond aux besoins des filiales de groupes internationaux, des banques, des assureurs et des structures soumises aux réglementations locales ou européennes (RGPD, SMCR, directives sectorielles).

Pourquoi acheter Events Management System chez Diskod au Maroc ?

Chez Diskod, nous sommes le partenaire privilégié des entreprises marocaines et d’Afrique francophone pour l’acquisition de logiciels professionnels en licence officielle. En choisissant Diskod pour votre licence Events Management System, vous bénéficiez d’un devis personnalisé sous 48 heures, d’un accompagnement en français à chaque étape (choix du plan, déploiement, formation des administrateurs) et d’un support local qui comprend vos enjeux de conformité, d’optimisation budgétaire et d’agilité organisationnelle. Nous facilitons la contractualisation, assurons le suivi de votre abonnement et restons à vos côtés pour toute montée de version ou extension de périmètre. Faites confiance à Diskod pour transformer la gestion de vos événements de formation en levier stratégique de conformité et de performance.